Concepto de Contabilidad:
El Comité sobre Terminología del Instituto Americano de Contadores Públicos la define como: “El arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y actos que tengan aunque sea parcialmente, características financieras, así como interpretar sus resultado”.Importancia de la Contabilidad:
La importancia de retener fielmente en la memoria la acumulación de cifras, operaciones de compra-venta y una gran variedad de operaciones, crea la necesidad de utilizar la Contabilidad en los negocios.
El uso de un sistema contable permite a las entidades lograr varios objetivos importantes para su mejor funcionamiento, ya que ofrece a los directivos, información oportuna que servirá de base para la toma de decisiones con el fin de planear el futuro de la entidad.
¿Cómo podría un Directivo de Empresas solicitar un Préstamo Bancario, sin conocer cuáles son sus disponibilidades de efectivo, sus deudas y los respectivos vencimientos de las mismas?
¿Cómo un comerciante puede determinar el monto de los impuestos a pagar, si desconoce el resultado de sus operaciones mercantiles al final del ejercicio económico?
Objetivos de la Contabilidad:
Entre los objetivos de la contabilidad se encuentra el de dar al propietario o gerente de determinada empresa, la información concerniente a la naturaleza y valor de las cosas que posee el negocio, lo que le debe a terceros y la participación que tiene el dueño o dueños sobre las cosas poseídas, que llamaremos respectivamente “ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO”.
Generalmente las empresas lucrativas se forman para producir ganancias. Estas ganancias representan aumentos brutos en el capital. Otro de los objetivos de la contabilidad es el análisis de los factores que influyen en los aumentos y disminuciones del capital con el fin de lograr la mayor productividad del mismo.
Funciones de la Contabilidad:
Las funciones básicas de la contabilidad son captar, registrar, comparar, modificar, comunicar e interpretar los datos financieros y económicos originados por las transacciones mercantiles de las entidades.
· Comparar: Significa agrupar los informes contables y combinarlo en forma tal que puedan ser comparables de acuerdo a los criterios de semejanza o disparidad, por ejemplo, comparar el monto de las ventas de temporadas altas del año pasado con el mismo tipo de temporada de este año.
· Modificar: La información contable, es ajustarla cuando sea necesario con el fin de reflejar los cambios en los registros de contabilidad de una empresa.
· Comunicar: Es distribuir la información financiera a quienes la necesitan, la distribución de estos datos deben de ser en forma oportuna y los mismos deben ser claros, confiables y apropiados.
· Interpretar: Es la etapa final del proceso contable y consiste en descifrar el significado de los datos presentados con el fin de planificar la toma de decisiones.
Estas funciones son llevadas a cabo por el contador de la empresa, quien entre otras actividades tiene la de servir como asesor en la toma de decisiones por parte de los directivos.
Teneduría de Libros:
Es la parte de la contabilidad que se ocupa de recopilar, anotar, verificar y clasificar las operaciones mercantiles por orden cronológico en los libros dispuestos al efecto, según leyes, normas y usos establecidos.
Objetivos de la teneduría de Libros:
De acuerdo con la definición antes citada, seguidamente se señalan los objetivos de la teneduría de libros:
a) Recopilar las operaciones mercantiles significa compendiarlas o resumirlas.
El primer objetivo de la teneduría de libros es por tanto resumir o abreviar los datos de las operaciones mercantiles con sujeción a un método.
b) Después de recopilar los datos de las operaciones mercantiles metódicamente, hay que anotarla metódicamente.
Este es el segundo objetivo de la teneduría de libros, pues ella se ocupa de anotar los datos referentes a las operaciones mercantiles.
c) Una empresa realiza gran diversidad de operaciones: compras, vende, cobra, paga, gasta, gana, pierde, etc. Los datos de esas operaciones hay que clasificarlos, estos es, ordenarlos por clases. Este es el tercer objetivo de la teneduría de libros: clasificar las operaciones mercantiles.
Medios que Utiliza la Teneduría de Libros:
Para lograr los objetivos antes citados la teneduría de libros dispone de determinados medios como son:
a) Los documentos originados por las operaciones mercantiles; facturas, cheques, pagaré, letras de cambio, contratos, pólizas de seguro, entre otros.
b) Los libros obligatorios: Diario, Mayor y de Inventario, en los cuales se registran las operaciones mercantiles, además de aquellas que por necesidades de la empresa deban llevarse (auxiliares).
c) Las cuentas, que resumen y clasifican las operaciones mercantiles.
Diferencia entre Contabilidad y Teneduría de Libros:
La teneduría de libros se ocupa de recopilar, verificar, anotar y clasificar las operaciones mercantiles como antes se ha dicho, la contabilidad se encarga, valiéndose de los datos aportados por la teneduría de libros, de comunicar, interpretar y comparar los resultados económicos. La teneduría de libros es narrativa, mientras que la contabilidad sintetiza y compara. El tenedor de libros o auxiliar de contabilidad debe seguir estrictamente las instrucciones del sistema diseñado por el Contador, quien recopila los detalles importantes y establece comparaciones analizando los resultados.
Normas:
Para poder cumplir con sus objetivos, la contabilidad cuenta con todo un cuerpo doctrinario que está formado por: postulados básicos o supuestos fundamentales, técnicas, metodologías y principios, todos ellos constituyen la base sobre la cual se elaboran los estados financieros.
Este cuerpo doctrinario se asume en el ejercicio de la contabilidad como el “logro accesible deseado; una meta de trabajo, un modelo (…) cuyo objeto es servir como base práctica para la institución de procedimientos que aseguren la conformidad de parte de un grupo (s) persona (s)”.
Dada la abundancia de conceptos y términos existentes en la literatura y la práctica contable se ha hecho indispensable establecer una estructura, que parta de lo general a lo particular, ordenada jerárquicamente en:
· Principios
· Reglas particulares
· Criterio prudencial de aplicación de las reglas particulares.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:
Estos principios constituyen los conceptos básicos que determinan el conocimiento, la delimitación e identificación de la entidad, las bases cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros, que son la base para la toma de decisiones.
Principios Contables | Clasificación | Principios | Características Comunes |
Básicos | · Entidad · Realización · Período Contable | Estos principios identifican y delimitan al ente económico y a sus aspectos financieros | |
· Valor histórico original o costo histórico · Negocio en marcha · Dualidad económica o partida doble | Estos establecen la base para la cuantificación de las operaciones del ente económico y su presentación | ||
· Revelación suficiente | Este principio se refiere a la información | ||
· Importancia relativa · Uniformidad · Comparabilidad o consistencia · Conservatismo | Estos abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales del sistema | ||
Aplicables a Partidas Específicas | · Efectivo · Inversiones · Cuentas por cobrar · Inventarios · Prepagados · Activos fijos · Activos intangibles · Pasivo · Patrimonio · Ingresos · Costos y egresos | ||
Relativos a Estados Financieros | · Cambios contables · Combinación de negocios · Consolidación de estados financieros · Información financiera a fechas intermedias · Operaciones en el extranjero y cambio extranjero · Cambios en el nivel general de precio | ||
Estos principios constituyen la columna vertebral sobre la cual se sustenta el ejercicio de la contabilidad, es por ello que su aprendizaje es necesario, en tanto, se constituyen en los fundamentos de la aplicación de los procedimientos; no obstante solo desarrollaremos los llamados principios básicos que todo profesional del área debe conocer.
Entidad: Su objetivo es determinar al sujeto de la contabilidad, es decir al ente económico que realiza actividades de negocio y que debe llevar contabilidad, así como deslindar la diferencia entre la personalidad jurídica de la empresa y los socios o dueños de la misma, para presentar información financiera de un solo ente diferente de los demás.
Realización: Este principio supone que la contabilidad pretende cuantificar y registrar las operaciones o transacciones que se celebran, es decir, que fueron realizadas. Esta información es procesada y convertida en información financiera, y se plasma en los estados financieros para presentarla a los usuarios con el objeto de que les sea útil para la toma de decisiones.
Los eventos que se cuantifican se consideran realizados cuando:
· Se han realizado transacciones con otros entes económicos, físicos o morales.
· Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes; es decir, se registran todas las transacciones realizadas dentro de la entidad.
· Cuando ocurren eventos económicos externos a la entidad o derivadas de operaciones de está, cuyo efecto puede modificarse en términos monetarios.
Para que cualquier evento sea incorporado a la contabilidad, debe cumplir con los siguientes requisitos:
· Ser identificable
· Ser cuantificable
Este principio plantea que “todo lo que se realizó debe aparecer en la contabilidad y en los estados financieros y viceversa.
Período Contable: Las operaciones, los eventos y sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el período en que ocurren; por ello cualquier información contable debe indicar el período en que ocurre. Estos períodos, representan la división a la vida de la entidad en marcha, en lapsos convencionales de tiempo, que permitan tomar decisiones.
El período contable o también denominado ejercicio, puede variar de una entidad a otra; pero lo que si es común, es lo referido a las implicaciones que este supone:
· Delimitación de la información financiera en cuanto a su fecha o período.
· Presentación del balance general en los loa períodos en los cuales, para la entidad, sea práctico y significativos.
· Mostrar por separado en el estado de resultados o ganancias y pérdidas las partidas extraordinarias, así como los ajustes a resultados de ejercicios anteriores.
· Un adecuado corte de operaciones en relación a ingresos, costos y gastos, activos, pasivos, etc., tanto al inicio como al final del período.
Valor Histórico Original: Este principio alude a la acción de asignar valor, en la que las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizadas contablemente.
De acuerdo a lo anterior, las adquisiciones de activos, deben ser registradas a precio de costo, incluyendo el precio de factura, más todo los costos y gastos incurridos en su adquisición.
Así mismo se plantea que se deben hacer los ajustes necesarios, cuando se presenten eventos económicos, por ejemplo la inflación, que le hagan perder significado a las cifras históricas.
Negocio en Marcha: La entidad se considera como un negocio en marcha, cuando se encuentra en operación continua y se mantendrá en el futuro previsible, sin intenciones de liquidar o reducir sustancialmente la escala de sus operaciones.
Dualidad Económica: Es el principio que expresa que para poder realizar las actividades de negocio se requiere de recursos de los cuales dispone la entidad y a la fuentes de donde provienen. La dualidad económica se constituye de los recursos de los que dispone la entidad para la realización de sus fines y, las fuentes, externas o internas, de dichos recursos que, as u vez, son la especificación de los derechos que sobre los mimos existen.
A los recursos se les denomina activos, a las fuentes externas pasivo y a las internas capital.
Revelación Suficiente: La presentación de la información financiera es responsabilidad de la administración de la entidad, la cual dinamiza la presencia de los factores de la producción mediante el establecimiento de sistemas de organización administrativa y de control interno y de información, necesarios para la toma de decisiones. La información debe reunir los requisitos de utilidad y de confiabilidad.
El principio de revelación suficiente plantea la necesidad de resaltar los datos cuya significación es importante para la gerencia, que los conceptos presentes en los estados financieros estén valuados y presentados correctamente.
Importancia Relativa: Este principio se refiere al efecto que tiene o tendrán las partidas en la información financiera; en este sentido se establece que toda partida cuyo monto o naturaleza tenga significación debe ser procesada y presentada, pues de no hacerlo, distorsionaría los objetivos de la información financiera.
Dada la dificultad de orden práctico para establecer la importancia relativa, se exponen dos posibles orientaciones en el ejercicio profesional.
· En atención al monto de la partida
· En atención a la naturaleza de la partida
Comparabilidad: Este principio se constituye en un elemento esencial en el campo de los negocios, pues las decisiones económicas basadas en la información financiera requieren de la posibilidad de comparar la situación financiera y los resultados de operaciones de una entidad es distintos períodos, y con otras entidades.
Conservatismo: También se conoce como prudencia, establece que las pérdidas deberán ser registradas cuando se conozcan o se estimen cuando se van a producir, en tanto que las ganancias únicamente cuando éstas se realicen.
Reglas particulares
Este es el segundo nivel de jerarquía en la estructura básica de la contabilidad financiera, tiene su aplicación a nivel de los conceptos y las cifras que son parte integrante de los estados financieros.
Estas reglas particulares se dividen en dos:
Reglas de valuación: Se refieren a la forma en que los contadores deben cuantificar los conceptos específicos de los estados financieros, es decir, a la manera en que se asignan valores monetarios a tales conceptos. En este orden de ideas encontramos que todos los conceptos que integran los estados financieros tiene reglas de valuación, así encontramos que existen reglas para valuar inversiones temporales, bancos, el efectivo en caja, pagos anticipados, capital contable, inventarios, etc.
Reglas de presentación: Estas señalan la forma de estructurar los estados financieros, según criterios establecidos y aceptados como validos a nivel de generalidad con la intención de darles orden.
Criterio Prudencial:
Tal y como se ha venido señalando, la aplicación de la norma en contabilidad no obedece a un modelo único ni inflexible, así como tampoco sus reglas, por lo que para su correcto uso es preciso contar con criterios que permita la elección frente a diversas alternativas que se presenten. Por lo que, ante la incertidumbre, es necesario contar con un juicio profesional basado en la prudencia. El criterio prudencial pretende incorporar cierto grado de precaución en los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre.
A modo de conclusión, es importante destacar que los principios y las leyes que fundamentan la contabilidad, al ser elaboradas por el hombre, para satisfacer necesidades individuales y sociales; permite y da la pauta para entender que no pueden ser reconocidos como verdades acabadas, en tanto que éstas continuarán en constante evolución para satisfacer las necesidades que se presenten en cada momento que se requiera información financiera útil para la toma de decisiones; es labor del profesional de la contabilidad ir adaptando y aplicando los principios en permanente reflexión sobre la práctica.
